Det vellykkede videomøde

Hos AVC er vi eksperter i videomøder, og det udstyr der skal bruges til. Vi har derfor samlede en række gode råd til afholdelse af videomøder, samt nogle Tips & Tricks til hjemmekontoret som vi gerne vil dele med jer.

Gode råd til afholdelse af videomøder

  • Priotér planlægning, det er meget vigtig
  • Fremsend agenda før mødet, så folk har mulighed for at forberede sig og er bekendt med dagsorden.
  • Vælg en mødeleder.
  • Mute mikrofoner hos deltagere der blot skal lytte.
  • Brug evt ”raise hand” funktion så mødeleder kan vælge næste taler.
  • Anvend chatfunktion hvis det skal være muligt, at stille spørgsmål fra en større gruppe.
  • Deltagere fra PC eller mobile devices bør anvende et godt headset.
  • Del relevante skærmbilleder når de er aktuelle og fjern dem når de ikke er.
  • Indstil kamera og eventuelle presets inden mødestart.
  • Vær klar 2 minutter før mødestart (Mødeleder 5 min før opstart)
  • Husk at holde øje med ”lobby” så folk lukkes hurtigt ind når mødet går i gang – og tjek lobbyen de første minutter af mødet for evt. forsinkede deltagere.
  • Vælg en person til at tage referat og udsend dette referat efter mødet.
  • Hold nødvendige pauser undervejs og overhold tidsplanen.
  • Afslut mødet når det er slut, også selvom man er foran tidsplanen. (Der ligger helt sikkert opgaver og venter)

Tips & Tricks til hjemmekontoret

Lys/belysning

  • Sørg for at du ikke sidder i modlys op mod et vindue
  • Anvend en lampe der kan belyse dit ansigt – gerne indirekte lys.

Kamera

  • Kamera bør placeres over skærm – gerne i øjenhøjde.
  • Du ønsker ikke at blive fotograferet nedefra. Det er knap så flatterende at kigge folk direkte op i næsen.
  • Kamera skal placeres på en stabil flade – du skal ikke sidde med en bærbar på skødet, så billedet hopper med dine bevægelser.

Mikrofon

  • Brug meget gerne et headset => bedre lyd til dig og de andre deltagere, alternativt en ekstern mikrofon, men drop den indbyggede mikrofon i din PC. Mute din mikrofon når du ikke skal tale – HUSK DET.

Højttaler

  • Et headset => bedre lyd til dig og ikke til resten af huset og derved kan ekko også minimeres.

Påklædning

  • Forestil dig du skulle sidde i samme mødelokale som de andre deltagere.

Baggrund

  • Ryd op og sørg for en rolig baggrund. (Du har nu gæster på besøg) Alternativt kan du i flere programmer vælge en virtuel baggrund.

Fokus på møde

  • Lad være med at tjekke mails, sende SMS’er, tænde og slukke kamera – forstil dig at du er i samme mødelokale som de andre deltagere.

Præsentation/Skærmdeling

  • Vis relevante ting på skærmen i forhold til hvad der tales om – og fjern det igen når det ikke er aktuelt. Vær opmærksom på at skærmdeling jo ofte betyder, at deltagere ikke længere kan se de andre, andet end i ganske små billeder.

Se vores kampagne til dig der arbejder hjemme her.

Download Det vellykkede videomøde eller Tips & Tricks til hjemmekontoret som PDF her.