Det vellykket videomøde

Hos AVC er vi eksperter i videomøder, og det udstyr der skal bruges til. Vi har derfor samlede en række gode råd til afholdelse af videomøder, samt nogle Tips & Tricks til hjemmekontoret som vi gerne vil dele med jer.

Gode råd til afholdelse af videomøder

• Priotér planlægning, det er meget vigtig
• Fremsend agenda før mødet, så folk har mulighed for at forberede sig og er bekendt med dagsorden.
• Vælg en mødeleder.
• Mute mikrofoner hos deltagere der blot skal lytte.
• Brug evt ”raise hand” funktion så mødeleder kan vælge næste taler.
• Anvend chatfunktion hvis det skal være muligt, at stille spørgsmål fra en større gruppe.
• Deltagere fra PC eller mobile devices bør anvende et godt headset.
• Del relevante skærmbilleder når de er aktuelle og fjern dem når de ikke er.
• Indstil kamera og eventuelle presets inden mødestart.
• Vær klar 2 minutter før mødestart (Mødeleder 5 min før opstart)
• Husk at holde øje med ”lobby” så folk lukkes hurtigt ind når mødet går i gang – og tjek lobbyen de første minutter af mødet for evt. forsinkede deltagere.
• Vælg en person til at tage referat og udsend dette referat efter mødet.
• Hold nødvendige pauser undervejs og overhold tidsplanen.
• Afslut mødet når det er slut, også selvom man er foran tidsplanen. (Der ligger helt sikkert opgaver og venter)

Tips & Tricks til hjemmekontoret

Lys/belysning

• Sørg for at du ikke sidder i modlys op mod et vindue
• Anvend en lampe der kan belyse dit ansigt – gerne indirekte lys.

Kamera

• Kamera bør placeres over skærm – gerne i øjenhøjde.
• Du ønsker ikke at blive fotograferet nedefra. Det er knap så flatterende at kigge folk direkte op i næsen.
• Kamera skal placeres på en stabil flade – du skal ikke sidde med en bærbar på skødet, så billedet hopper med dine bevægelser.

Mikrofon

• Brug meget gerne et headset => bedre lyd til dig og de andre deltagere, alternativt en ekstern mikrofon, men drop den indbyggede mikrofon i din PC. Mute din mikrofon når du ikke skal tale – HUSK DET.

Højttaler

• Et headset => bedre lyd til dig og ikke til resten af huset og derved kan ekko også minimeres.
  

Påklædning

• Forestil dig du skulle sidde i samme mødelokale som de andre deltagere.

Baggrund

• Ryd op og sørg for en rolig baggrund. (Du har nu gæster på besøg) Alternativt kan du i flere programmer vælge en virtuel baggrund.

Fokus på møde

• Lad være med at tjekke mails, sende SMS’er, tænde og slukke kamera – forstil dig at du er i samme mødelokale som de andre deltagere.
  

Præsentation/Skærmdeling

• Vis relevante ting på skærmen i forhold til hvad der tales om – og fjern det igen når det ikke er aktuelt. Vær opmærksom på at skærmdeling jo ofte betyder, at deltagere ikke længere kan se de andre, andet end i ganske små billeder.

Se vores kampagne til dig der arbejder hjemme her.

Download Det vellykkede videomøde eller Tips & Tricks til hjemmekontoret som PDF her.